Czy transformacja organizacji ma ludzką twarz?
Transformacja, zmiana, reorganizacja, czy jakiekolwiek inne słowo nie oddaje istoty samego procesu. Transformacji może podlegać cała organizacja, jej wybrana część lub określony zespół ludzi, ale zawsze procesowi temu będą towarzyszyły olbrzymie emocje, i te złe i te dobre.
W dzisiejszym, zmieniającym się w zawrotnym tempie świecie, zmiany w organizacjach są konieczne i często warunkują ich dalsze istnienie na rynku. Skala tych zmian zależy od zmieniających się strategii działania firm i celów z nich wynikających. Jednak niezależnie od mikro-, czy makro-skali procesu transformacji, wzbudza ona w członkach organizacji, a często także w ich rodzinach, ogromne emocje, nie rzadko negatywne. Prawda jest jednak brutalna, w transformacji nie chodzi o zadowolenie pracowników. Jej determinantem jest wynik finansowy firmy, jej rozwój i obszar wpływów na rynku.
Byłam świadkiem wielu transformacji, jednak ani jedna z nich nie została przeprowadzona z zachowaniem fair play. Zawsze pojawiały się strefy wpływów i własne interesy, a taki stan jest stanem dysfunkcyjnym, zaś sam proces staje się patologiczny. Dla organizacji jest to równia pochyła, bo w takiej sytuacji trudno jest w zmianę zaangażować zespół. Niestety menedżerowie zbyt często zapominają, że największym kapitałem ich organizacji są jej pracownicy i to im należy w procesie transformacji poświęcić najwięcej czasu.
Jak zatem przeprowadzić zmianę w organizacji tak, aby zminimalizować związane z tym procesem ryzyka? Rzetelnie, systematycznie, przemyślanie i z ogromną uważnością. Pełny proces transformacji należy podzielić na pięć etapów.
Etap I Analiza stanu obecnego
- Analiza otoczenia organizacji, portfela klientów
- Analiza struktury organizacyjnej, modelu zarządzania
- Weryfikacja wykorzystywanych technologii i portfela towarów/usług,
- Identyfikacja i analiza zachodzących procesów w organizacji
Etap II Wyznaczenie kierunków rozwoju organizacji i opracowanie strategii
- Określenie misji
- Identyfikacja celów strategicznych
- Budowa strategii organizacji
- Identyfikacja kluczowych kompetencji
Etap III Uruchomienie procesu transformacji
Identyfikacja potrzeb restrukturyzacyjnych, stworzenie mapy celów i opracowanie programu zmiany w zakresie:
- struktury organizacyjnej
- zasobów ludzkich i kompetencji
- procesów biznesowych i funkcji
- Identyfikacja mierników osiągnięcia celów i zbudowanie kart wyników
- Budowa łańcucha zależności (związki przyczynowo- skutkowe) i wdrażanie zmiany
- Monitorowanie i weryfikacja zgodności z wytyczonymi celami strategicznymi
Etap IV Optymalizacja
- Audyt powdrożeniowy organizacji
- Optymalizacja i standaryzacja działań, procesów i funkcji
Etap V Stabilizacja
- Działanie operacyjne
Na każdym z etapów nie wolno zapomnieć o szerokiej komunikacji, nie tylko celu tych zmian, czy tego co się dzieje w danej chwili, ale tego co jest planowane w bliższej i dalszej perspektywie. Wśród zespołów należy odszukać i włączyć w prace ich faktycznych liderów (często nieformalnych), którzy angażując się w proces zmian staną się liderami zmiany i pociągną za sobą pozostałych.
Spróbuj wybić się ponad swoje uprzedzenia i spójrz na całokształt takiego projektu. Na końcu procesu transformacji jest nikt inny jak właśnie człowiek, pracownik, realizujący nowe cele organizacji, w nowej rzeczywistości, rzeczywistości dającej mu szanse na własny rozwój. Czy lepszej? To już indywidualna ocena każdej z osób uczestniczących w procesie. Zawsze będą tzw. „przegrani”, ci którzy z różnych powodów „nie załapali się na pociąg do Ameryki”. Czasem dlatego, że nie pasowali do nowego modelu organizacji, częściej jednak dlatego, że nie chcieli się zaangażować w zmianę, byli na „NIE”. Jednak proces transformacji przeprowadzony w sposób jawny, transparentny, z dużą uważnością na ludzi i dający szansę zaangażowania się w niego każdemu, będzie się charakteryzował minimalnymi stratami w pracownikach.
Zanim cokolwiek zdecydujesz sprawdź, gdzie dziś jest Twoja firma a gdzie chcesz, aby była. Twoja przyszłość zaczyna się dzisiaj. Wiesz już co powinieneś. Czy jesteś na to gotowy?
Katarzyna Adamczuk, Trener, Konsultant
